Qu'est-ce que la classification automatique de documents ?
La classification automatique reconnaît la nature d'un document dès son import et l'oriente vers le bon traitement. Chez Koncile, les catégories sont vos modèles d'extraction : une facture part dans le modèle facture, un bon de commande dans le sien, et chacun en sort avec ses propres champs. Les documents n'ont plus besoin d'être ouverts un par un pour être triés.
Comment fonctionne la classification par IA ?
Trois étapes se suivent pour chaque document, que vous l'importiez dans l'application, par email ou par API.
- Étape 1
Texte
Un OCR lit les scans et les photos ; un PDF natif est lu directement.
- Étape 2
Analyse
Un modèle de langage comprend la nature du document.
- Étape 3
Règles
Vos consignes affinent le tri par fournisseur ou par entité.
- Étape 4
Orientation
Le document rejoint son modèle et ses champs sont extraits.
Quels documents classer automatiquement ?
Tous les documents pour lesquels vous avez créé un modèle. Voici les tris les plus fréquents par métier chez les équipes qui utilisent Koncile.
Comptabilité et finance
Factures, avoirs, notes de frais et relevés bancaires sont reconnus, puis extraits avec leurs montants, TVA et échéances.
Ressources humaines
Les pièces d'un dossier d'embauche, contrats, avenants et bulletins rejoignent le dossier de chaque salarié.
Achats et supply chain
Demandes d'achat, devis, bons de commande, bons de livraison et factures sont triés dans le cycle d'achat.
Transport
Lettres de voiture CMR, connaissements, documents douaniers et certificats d'origine sont rangés automatiquement.
Santé
Ordonnances, comptes rendus, feuilles de soins et justificatifs sont reconnus et classés.
Immobilier
Pièces d'un dossier locataire, baux, états des lieux et diagnostics sont classés par bien.
Que se passe t il si un document n'est pas reconnu ?
Il arrive dans les alertes de classification, accessibles depuis la barre de navigation. Un opérateur choisit alors la bonne catégorie à la main : c'est la validation humaine prévue dans Koncile. La qualité du scan joue sur la reconnaissance, et la classification fonctionne dans plusieurs langues.
Quand un fichier regroupe plusieurs documents, la séparation automatique le découpe avant la classification.
Comment créer vos propres catégories ?
Chaque catégorie correspond à un modèle d'extraction : créez autant de modèles que de types de documents à reconnaître. Pour aller plus loin, décrivez vos règles en langage naturel, par exemple séparer les factures par fournisseur ou les bons de livraison par site. Ces consignes guident le modèle pour coller à votre organisation.
Un OCR IA conçu pour la sécurité
Vos documents ne servent jamais à entraîner un modèle. Logiciel entièrement chiffré, stockage sécurisé des données extraites, plateforme certifiée SOC 2 et conforme au RGPD.
Questions fréquentes sur la classification automatique
Qu'est-ce que Koncile ?
Koncile est un logiciel d'extraction et d'automatisation des documents. Il transforme factures, devis, bons de commande, contrats, pièces d'identité ou ordonnances en données exploitables, en Excel, en JSON ou directement dans vos outils par API.
Quels types de documents Koncile peut il reconnaître ?
Tous les documents professionnels pour lesquels un modèle existe : factures, devis, contrats, pièces d'identité, bulletins de paie, documents de transport, ordonnances, rapports.
Comment créer mes propres catégories ?
Une catégorie correspond à un modèle d'extraction. Vous en créez autant que nécessaire, et vos consignes affinent le tri.
Que se passe t il si Koncile hésite entre deux catégories ?
Le document est placé dans les alertes. Un opérateur choisit la catégorie, et le traitement reprend.
La classification fonctionne t elle sur des scans ?
Oui. Un OCR lit d'abord le document. Un scan de très mauvaise qualité peut finir dans les alertes.
Koncile classe t il des documents en plusieurs langues ?
Oui, la classification est multilingue.
