Qu'est-ce qu'un OCR bon de commande ?
Un OCR bon de commande lit un bon de commande PDF, scanné ou photographié et en extrait les données utiles : numéro et date de commande, acheteur, fournisseur, adresse et date de livraison, puis chaque ligne d'article avec sa référence, sa quantité et son prix. Koncile rapproche ces lignes de votre référentiel articles et transmet la commande à votre ERP par API, ou l'exporte en Excel. Il sert dans les deux sens : pour les bons que vous envoyez à vos fournisseurs, côté achats, et pour ceux que vos clients vous adressent, côté administration des ventes.
Saisie manuelle
Une personne recopie chaque bon dans l'ERP, ligne par ligne. Fiable sur quelques commandes par jour, lent et source d'erreurs dès que les clients et les formats se multiplient.
OCR à gabarits
Le logiciel lit les caractères puis cherche chaque champ à un endroit fixé à l'avance. Chaque nouveau client ou fournisseur demande un gabarit à créer, puis à maintenir.
IA sans gabarit
Le modèle lit le bon de commande comme un acheteur : il trouve le numéro, l'adresse de livraison et chaque ligne d'article, quelle que soit la mise en page du document.
Quelles données l'OCR extrait d'un bon de commande ?
Le modèle bon de commande de Koncile collecte les champs généraux de chaque commande, puis le détail de chaque ligne. Vous pouvez modifier, ajouter ou décrire les champs à extraire depuis l'interface, par exemple un code chantier, un incoterm ou un centre de coût.
| Champ | Exemple | Consigne d'extraction |
|---|---|---|
| Numéro de commande | BC-24817 | Numéro attribué par l'acheteur, repris ensuite sur le bon de livraison et la facture. |
| Date de commande | 14/10/2026 | Date d'émission du bon, rendue au format de votre choix. |
| Acheteur | Boulangerie Exemple SAS | Société qui émet le bon et passe la commande. |
| SIRET de l'acheteur | 12345678900012 | Identifiant à 14 chiffres, rendu sans espaces. |
| Fournisseur | Moulins Durand | Société qui reçoit la commande et livrera les articles. |
| Adresse de livraison | 12 rue des Exemples, 75000 Ville Exemple | Adresse complète du lieu de livraison, distincte de l'adresse de facturation. |
| Date de livraison souhaitée | 21/10/2026 | Date demandée par l'acheteur, ou le délai quand aucune date n'est écrite. |
| Conditions de paiement | 30 jours fin de mois | Délai et mode de paiement, tels qu'ils sont imprimés. |
| Total HT | 1 425,60 € | Montant de la commande avant TVA. |
| TVA | 78,41 € | Montant de TVA, avec le taux quand il est imprimé. |
| Total TTC | 1 504,01 € | Montant total de la commande, taxes comprises. |
| Bon signé ou cacheté | Oui | « Oui » si le bon porte une signature ou un cachet, « Non » sinon. |
| Référence article | FAR-T55 | Référence de la ligne, telle qu'elle est écrite sur le bon. |
| Désignation | Farine T55, sac 25 kg | Libellé complet de l'article, conditionnement compris. |
| Quantité et unité | 40 sacs | Quantité commandée et unité, rendues dans deux champs séparés. |
| Prix unitaire HT | 21,90 € | Prix d'une unité, avant remise. |
| Montant de la ligne | 876,00 € | Montant de la ligne après remise éventuelle. |
Comment fonctionne l'OCR d'un bon de commande, étape par étape ?
De la boîte mail à l'ERP, un bon de commande passe par cinq étapes. Les deux premières lisent le document, les trois suivantes le rendent exploitable par vos outils.
- Étape 1
Réception
Adresse email dédiée, API ou dépôt. Un PDF qui contient plusieurs bons est découpé, puis chaque pièce est classée.
- Étape 2
Lecture
Le texte, les tableaux et l'écriture manuscrite sont lus page par page, même sur un scan de travers.
- Étape 3
Structuration
Chaque information rejoint son champ : numéro, acheteur, adresse de livraison, puis une ligne par article.
- Étape 4
Rapprochement
Chaque ligne est rapprochée de votre référentiel articles, avec un score de confiance sur chaque champ.
- Étape 5
Export
Excel, CSV, JSON, webhook ou API, vers votre ERP ou votre outil de gestion commerciale, sans ressaisie.
Commandes clients reçues par email : comment automatiser leur saisie ?
À l'administration des ventes, chaque client envoie son propre bon de commande, avec ses références, ses désignations et sa mise en page. Une personne ressaisit ensuite chaque ligne dans l'ERP. Koncile reçoit ces bons sur une adresse email dédiée, lit les pièces jointes et en extrait chaque ligne.
Le rapprochement retrouve ensuite votre code article à partir de la référence ou de la désignation du client, par correspondance exacte, souple ou par similarité IA. Quand les libellés diffèrent trop, une table de correspondance fait le lien.
Quatre cas demandent une règle claire. « 10 cartons de 6 » sort en deux champs, la quantité et le conditionnement. Le prix de chaque ligne se compare au tarif négocié du client. Une commande reçue deux fois est signalée par la détection de doublons. Les lignes au score de confiance bas passent en validation avant d'entrer dans l'ERP.
EDI ou OCR : que choisir pour vos bons de commande ?
Les deux se complètent. L'EDI échange des commandes déjà structurées avec les partenaires équipés, l'OCR traite tout ce qui arrive encore en PDF, en scan ou en photo.
EDI et OCR, côte à côte
| EDI | OCR et IA | |
|---|---|---|
| Pour quels clients | Les gros comptes et la grande distribution, équipés du même standard | Tous les autres, qui envoient un PDF, un scan ou une photo |
| Mise en place | Un projet par partenaire, avec un prestataire et des tests | Un modèle de bon de commande, puis une adresse email ou une API |
| Coût | Abonnement et frais par partenaire ou par message | Prix par page analysée |
| Formats acceptés | Messages normés, comme EDIFACT ORDERS | Tout bon lisible : PDF natif, scan, fax, photo |
Les comptes en EDI
Gardez l'EDI là où il existe déjà : la commande arrive structurée, sans lecture de document, et le client a investi dans ce canal.
Tout le reste en PDF
Les clients moins équipés continuent d'envoyer un PDF par email. L'OCR les fait entrer dans le même flux, sans leur demander de changer d'outil.
Du bon de commande à la facture : contrôler les trois documents
Le bon de commande est la première pièce du contrôle des achats. Koncile lit aussi le bon de livraison et la facture avec des modèles de la même bibliothèque, et en extrait le numéro de commande, les quantités et les prix qui permettent de comparer les trois pièces ligne à ligne.
Notre guide sur le rapprochement facture bon de commande détaille la méthode et les contrôles à mettre en place.
Quantité livrée
La quantité du bon de livraison se compare à la quantité commandée. Un écart signale une livraison partielle, un reliquat ou une erreur de saisie.
Prix facturé
Le prix unitaire de la facture se compare au prix du bon de commande, ou à votre grille tarifaire négociée quand elle sert de référence.
Commande déjà facturée
Le numéro de commande relie chaque facture à son bon. Une deuxième facture sur une commande déjà soldée ressort ainsi avant d'être payée une seconde fois.
Comment repérer un faux bon de commande ?
Un faux bon de commande sert le plus souvent à obtenir une livraison qui ne sera jamais payée. Trois signaux reviennent, et l'extraction permet de les contrôler à chaque commande, avant l'expédition.
Pour vérifier un document isolé, utilisez notre outil de détection de fraude documentaire.
Acheteur usurpé
Le bon reprend le nom et le logo d'un client connu. Ses coordonnées extraites se comparent à celles de votre fiche client, et un écart doit être vérifié.
Bon modifié
Une quantité ou un prix changés après signature laissent des traces dans le fichier : logiciel producteur, révisions, polices. Koncile les lit et les explique.
Livraison détournée
L'adresse de livraison extraite est rapprochée de celles déjà connues pour ce client. Une adresse nouvelle est signalée avant l'expédition de la marchandise.
Quelle précision attendre d'un OCR bon de commande ?
Un taux de précision ne veut rien dire sans dire ce qu'on mesure. Trois niveaux coexistent, et seul le dernier compte pour une équipe qui saisit des commandes.
Koncile attribue un score de confiance à chaque champ extrait : les champs incertains passent en validation, les autres partent sans intervention. Le plus fiable reste un test sur vos propres bons de commande.
Précision caractère
La part des lettres et des chiffres lus correctement. Elle dit peu de chose : un seul chiffre faux suffit à changer une quantité ou une référence.
Précision champ
La part des champs justes, comme le numéro de commande ou le prix d'une ligne. C'est le bon niveau pour comparer deux outils, champ par champ.
Précision document
La part des bons entièrement justes, sans aucune correction. C'est elle qui dit combien de commandes une personne devra encore reprendre.
Bons de commande manuscrits, scannés ou photographiés : est ce que ça marche ?
Oui, avec quelques limites à connaître. Les carnets de commande remplis à la main restent courants dans les coopératives, la restauration ou sur les chantiers, tout comme le fax et la photo prise au téléphone. L'IA lit ces documents dans leur ensemble, et pas caractère par caractère.
Ce qui dégrade le résultat : une écriture serrée, un scan de faible résolution, une photo prise de travers. Le rapprochement rattrape une partie de ces défauts, par exemple un nom de client mal lu, corrigé contre votre base clients. Pour les documents entièrement manuscrits, voyez notre page reconnaissance d'écriture manuscrite.
Intégrer l'OCR bon de commande à votre ERP
Chaque bon sort en Excel, CSV ou JSON, ou part par API et webhook dès que l'extraction est terminée. Le SDK Python, Make, n8n, Zapier et Power Automate relient Koncile à vos outils, SAP compris. Cegid, Sage, Odoo ou Dynamics reçoivent les commandes par API, webhook ou Make.
Les données sont hébergées en France, chiffrées, et ne servent jamais à entraîner un modèle.
- API OCR pour bons de commande
- Plateforme d'extraction
- Import des pièces jointes d'email
- Découpage des PDF
Combien coûte un OCR bon de commande ?
Koncile est facturé par page analysée. Le plan gratuit donne 20 crédits pour tester sur vos propres bons de commande. Le plan Advanced est à 199 € par mois HT, soit environ 0,20 € par page, avec l'accès API, SDK et MCP. Au delà, le plan Enterprise propose un prix par page dégressif.
Pour comparer, rapportez ce prix au temps de saisie d'une commande de 20 lignes, et au coût d'une erreur de livraison. Le détail est sur la page des tarifs d'un logiciel OCR.
Ils traitent leurs documents avec Koncile
Nos clients reçoivent des documents dans des formats qu'ils ne choisissent pas : bons, factures, relevés, pièces de leurs partenaires. Chacun a branché Koncile sur son propre flux, par API ou par import, pour en extraire chaque ligne sans ressaisie.
« On reçoit des documents de tous nos loueurs dans des formats très différents. Koncile les extrait et les structure jusqu'au détail : la donnée arrive prête à exporter, sans ressaisie. »
Lire le cas client« On a branché Koncile par API en quelques jours. Il traite des dizaines de milliers de factures par an, et pour 3 fois moins cher par rapport à l'outil que nous utilisions avant. »
Voir l'interview
Un OCR IA conçu pour la sécurité
Vos documents ne servent jamais à entraîner un modèle. Logiciel entièrement chiffré, stockage sécurisé des données extraites, plateforme certifiée SOC 2 et conforme au RGPD.
Questions fréquentes sur l'OCR bon de commande
Qu'est-ce qu'un OCR bon de commande ?
C'est un logiciel qui lit un bon de commande PDF, scanné ou photographié et en extrait les données utiles : numéro et date, acheteur, fournisseur, adresse et date de livraison, puis chaque ligne d'article. Les outils récents utilisent l'IA pour lire n'importe quelle mise en page sans gabarit, puis rendent un fichier Excel, CSV ou JSON.
Un OCR suffit il pour saisir les commandes dans l'ERP ?
La lecture seule ne suffit pas. Il faut aussi retrouver vos codes articles à partir des références du client, contrôler les prix et faire valider les lignes incertaines. Koncile enchaîne ces étapes, puis transmet la commande par API, webhook ou Make.
Peut on traiter automatiquement les commandes reçues par email ?
Oui pour les bons envoyés en pièce jointe. Une adresse email dédiée reçoit les commandes, Koncile lit les pièces jointes, découpe les PDF qui contiennent plusieurs bons et extrait chaque ligne.
L'IA peut elle inventer une référence ou une quantité ?
Le risque existe avec tout modèle génératif utilisé sans garde fou. Koncile attribue un score de confiance à chaque champ et envoie les champs incertains en validation. Une référence introuvable dans votre référentiel ressort sans correspondance, ce qui la signale.
Comment éviter de saisir deux fois la même commande ?
Le numéro de commande et la détection de doublons repèrent un bon reçu deux fois, même sous un autre nom de fichier. Le doublon est signalé avant d'entrer dans l'ERP.
Faut il passer par l'EDI ?
Pour les gros comptes déjà équipés, l'EDI reste la voie la plus directe. Pour tous les clients qui envoient encore un PDF, un scan ou une photo, l'OCR fait entrer leurs commandes dans le même flux sans leur demander de changer d'outil.
La facturation électronique 2026 concerne t elle les bons de commande ?
Non. La réforme décrite sur impots.gouv.fr porte sur les factures entre entreprises assujetties à la TVA établies en France. Le bon de commande n'est pas une facture et continue de circuler en PDF, en papier ou en EDI.
Est-ce qu'un bon de commande est une facture ?
Non. Le bon de commande est émis par l'acheteur avant la livraison pour commander des biens ou des services. La facture est émise par le vendeur après la vente pour en demander le paiement. Une fois accepté par le fournisseur, le bon de commande engage les deux parties.
