Qu'est-ce qu'un OCR devis ?
Un OCR devis lit un devis fournisseur en PDF, scanné ou photographié, et en extrait les données utiles : fournisseur, SIRET, numéro, date de validité, conditions de paiement, totaux, puis chaque ligne d'article. Koncile range ces données dans les mêmes colonnes pour tous vos fournisseurs. Un convertisseur PDF vers Excel recopie au contraire la mise en page de chaque devis telle quelle, et chaque fournisseur garde son propre tableau.
Lire tous les formats
PDF natif, scan ou photo prise au téléphone : le devis est lu page par page, tableaux compris, même quand la mise en page change d'un fournisseur à l'autre.
Extraire champs et lignes
Les informations générales sortent une fois par devis, puis chaque ligne avec sa référence, sa désignation, sa quantité, son prix unitaire et sa remise.
Ranger dans un seul format
Tous les devis passent par le même modèle d'extraction. Ils arrivent dans le même fichier Excel, colonne pour colonne, prêts à être comparés entre eux.
Quelles données l'OCR extrait d'un devis ?
Le modèle devis de Koncile collecte les champs généraux de chaque devis, puis le détail de chaque ligne. Vous pouvez modifier, ajouter ou décrire les champs à extraire depuis l'interface, par exemple la référence de votre demande de prix ou un code achat.
| Champ | Exemple | Consigne d'extraction |
|---|---|---|
| Numéro de devis | DV-2026-118 | Référence unique donnée par le fournisseur. |
| Date du devis | 21/10/2026 | Date d'émission, rendue au format de votre choix. |
| Date de validité | 20/11/2026 | Date limite de l'offre, ou la durée de validité si aucune date n'est imprimée. |
| Fournisseur | Bureautique Duval SARL | Raison sociale de l'entreprise qui émet le devis. |
| SIRET | 123 456 789 00012 | 14 chiffres, rendus sans espace. |
| TVA intracommunautaire | FR12123456789 | Numéro de TVA du fournisseur, tel qu'imprimé. |
| IBAN | FR76 •••• •••• 0412 | Coordonnées bancaires quand le devis en porte, à comparer à votre fichier fournisseurs. |
| Délai de livraison | 10 jours ouvrés | Délai ou date de livraison annoncés par le fournisseur. |
| Conditions de paiement | 30 jours fin de mois | Délai, acompte et mode de règlement. |
| Remise | 5 % | Remise globale, en taux ou en montant. |
| Frais de port | 15,00 € | Livraison facturée à part, 0 si elle est offerte. |
| Total HT | 1 018,00 € | Montant de l'offre avant TVA. |
| TVA | 203,60 € | Montant de TVA, avec le taux quand il est imprimé. |
| Total TTC | 1 221,60 € | Montant total, contrôlé par rapport au HT et à la TVA. |
| Lignes | Réf., qté, unité, PU | Une ligne par article, sur toutes les pages, avec désignation, remise et total. |
Comment comparer plusieurs devis fournisseurs ?
Trois fournisseurs, trois présentations, trois façons de nommer le même article. Une fois extraits avec le même modèle, les devis arrivent dans un seul fichier Excel, colonne pour colonne : un tableau croisé suffit ensuite pour obtenir une grille comme celle ci dessous.
Trois devis fictifs, prix unitaires HT rangés article par article
| Article (quantité) | Fournisseur A | Fournisseur B | Fournisseur C |
|---|---|---|---|
| Ramette A4 80 g (40) | 4,20 € | 3,95 € (meilleur prix) | 4,10 € |
| Classeur à levier (60) | 2,90 € | 3,10 € | 2,75 € (meilleur prix) |
| Toner noir (6) | 89,00 € | 84,50 € (meilleur prix) | 92,00 € |
| Enveloppes C5, boîte de 500 (4) | 19,80 € | 21,00 € | 18,90 € (meilleur prix) |
| Surligneurs, lot de 4 (20) | 3,60 € | 3,40 € (meilleur prix) | 3,90 € |
| Livraison (1) | 0,00 € (meilleur prix) | 15,00 € | 9,00 € |
| Total HT | 1 027,20 € | 1 018,00 € (meilleur total) | 1 043,60 € |
| Délai de livraison | 5 jours ouvrés | 10 jours ouvrés | 3 jours ouvrés |
| Valable jusqu'au | 20/11/2026 | 05/11/2026 | 20/12/2026 |
Dans cet exemple, le fournisseur B a le meilleur total, alors que le fournisseur C livre en 3 jours ouvrés et que son offre court jusqu'en décembre. La grille montre l'écart, la décision vous revient.
Des libellés différents, une référence
« Ramette A4 80g », « Papier A4 x500 » et « RAM A4 80 » désignent le même article. Une consigne d'extraction peut les ramener à votre référence interne avant la comparaison.
Des unités et des remises alignées
Une boîte de 500 face à un prix à l'unité, une remise en pied de devis : l'unité et la remise sont extraites ligne par ligne, pour comparer des prix exprimés de la même façon.
Le délai et la validité dans la grille
Le délai de livraison, la date de validité et les conditions de paiement sortent avec les prix, pour ne jamais retenir une offre moins chère mais déjà expirée ou trop lente à livrer.
Une table de correspondance
Pour un catalogue de plusieurs dizaines d'articles, votre table de correspondance entre libellés fournisseurs et références internes sert de base au rapprochement automatique.
Comment fonctionne l'extraction d'un devis, étape par étape ?
De la réception du devis à la grille de comparaison, le parcours tient en quatre étapes. Elles s'appliquent au premier devis comme au centième.
- Étape 1
Import
Glisser déposer, adresse email dédiée ou API : le devis arrive en PDF, en scan ou en photo.
- Étape 2
Lecture
Le texte et les tableaux sont lus page par page, et chaque information rejoint son champ : fournisseur, conditions, lignes.
- Étape 3
Contrôles
Cohérence entre HT, TVA et TTC, champs manquants signalés, score de confiance sur chaque champ, traces de retouche du PDF.
- Étape 4
Export
Tous les devis dans le même fichier Excel, CSV ou JSON, ou envoyés par webhook vers vos outils.
Devis scannés, photos, sur plusieurs pages : est ce que ça marche ?
Oui, avec quelques limites à connaître. Un devis de plusieurs pages ressort en un seul tableau de lignes, sans en tête répété ni ligne perdue au saut de page. Ce qui dégrade le résultat : un scan sous 300 dpi, une page photographiée de travers, un tampon « bon pour accord » posé sur un total.
Chaque champ extrait reçoit un score de confiance : les valeurs incertaines remontent en revue au lieu de partir telles quelles. Le plus fiable reste un test sur vos propres devis.
Comment repérer un faux devis ou un IBAN modifié ?
Un devis engage une dépense, et il peut être retouché comme une facture. Koncile contrôle le fichier en même temps qu'il l'extrait, et signale ce qui mérite une vérification avant la commande.
Pour vérifier un document isolé, passez par notre détection de fraude documentaire.
PDF retouché
Un prix ou une date modifiés après l'émission laissent des traces dans le fichier : logiciel producteur, révisions successives, polices. Elles sont lues et expliquées dans le verdict.
IBAN différent
Un devis porte parfois des coordonnées bancaires pour l'acompte. L'IBAN extrait peut être comparé à celui de votre fichier fournisseurs, et l'écart remonte avant tout paiement.
Fournisseur incohérent
Un SIRET absent de votre fichier fournisseurs, une raison sociale qui ne correspond pas, une adresse qui ne colle pas : ces incohérences remontent avec le devis extrait.
Devis concurrents trop proches
Trois devis censés venir de trois sociétés, produits par le même logiciel, le même jour, avec la même mise en page : les traces de chaque fichier le montrent côte à côte.
Du devis à la facture : vérifier que le prix accepté est bien facturé
Le devis fixe un prix, la commande le confirme, la facture doit le respecter. Une fois extrait, le devis accepté peut servir de référence pour contrôler la facture ligne à ligne.
Pour la dernière étape de la chaîne, voyez notre page OCR facture.
Devis accepté
Ses lignes et ses prix unitaires deviennent la grille de référence du fournisseur pour cet achat, avec la date de validité de l'offre.
Bon de commande
Les quantités et les références commandées sont extraites à leur tour, pour vérifier qu'elles reprennent bien celles du devis accepté.
Facture
Chaque ligne facturée est comparée au prix accepté : un prix unitaire plus élevé, une quantité différente ou une ligne ajoutée sont signalés.
Intégrer les devis à vos outils achats ou à votre ERP
Les devis extraits n'ont pas vocation à rester dans Koncile. Ils partent vers votre tableur, votre outil achats ou votre ERP, par fichier, par API, par webhook ou par Make.
Les développeurs peuvent partir de la documentation de l'API OCR.
Exports
Excel, CSV et JSON, avec des formats de sortie paramétrables : noms de colonnes, ordre, formats de date et de montant. Un onglet pour les champs généraux, un pour les lignes.
API et webhook
Envoyez les devis par API et recevez le résultat par webhook dès que l'extraction est terminée, puis transmettez les données à votre outil achats ou à votre ERP.
Make
Un scénario Make relie Koncile à vos outils sans développement : un devis reçu, ses lignes extraites, puis une ligne ajoutée dans votre tableur ou votre outil achats.
Import par email
Une adresse email dédiée reçoit les devis que vos acheteurs lui transfèrent, et lance automatiquement l'extraction des pièces jointes, sans dépôt manuel.
Combien coûte l'extraction de devis ?
Koncile est facturé par page analysée. Le plan gratuit donne 20 crédits pour tester sur vos propres devis. Les plans payants, l'accès API et le prix par page selon le volume sont détaillés sur la page des tarifs d'un logiciel OCR.
Pour juger ce prix, rapportez le au temps passé à recopier trois devis de vingt lignes dans un tableau, et au coût d'une commande passée sur la mauvaise ligne.
Ils extraient et contrôlent leurs documents avec Koncile
Les devis passent par le même moteur que les factures et les dossiers de nos clients. Deux d'entre eux disent ce que l'extraction par API et le contrôle des fichiers ont changé dans leur traitement de documents.
« On a branché Koncile par API en quelques jours. Il traite des dizaines de milliers de factures par an, et pour 3 fois moins cher par rapport à l'outil que nous utilisions avant. » Lucas Biguet-Mermet, Tech Lead
« Sur plusieurs millions de documents par an, l'extraction et la détection de fraude tiennent les promesses que nous faisons à nos clients. » Michel Brancaleoni, président et cofondateur, ADN Solutions
Un OCR IA conçu pour la sécurité
Vos documents ne servent jamais à entraîner un modèle. Logiciel entièrement chiffré, stockage sécurisé des données extraites, plateforme certifiée SOC 2 et conforme au RGPD.
Questions fréquentes sur l'OCR devis
Comment extraire les données d'un devis PDF vers Excel ?
Déposez le devis dans Koncile, par glisser déposer, par email ou par API. Le modèle devis en extrait les champs généraux et chaque ligne, puis vous exportez le résultat en Excel, CSV ou JSON, avec un onglet pour les informations générales et un pour les lignes.
Comment comparer des devis de fournisseurs qui n'ont pas la même présentation ?
Passez les tous par le même modèle d'extraction. Chaque devis sort dans les mêmes colonnes, quel que soit son format d'origine, et les lignes de tous les fournisseurs se retrouvent dans un seul fichier Excel. Une consigne peut ramener les libellés à votre référence interne avant la comparaison.
Combien de devis faut il comparer ?
Aucune règle générale ne fixe ce nombre entre entreprises privées : c'est votre politique achats qui le décide, souvent avec un seuil de dépense au delà duquel plusieurs devis sont demandés. Les acheteurs publics suivent les règles de la commande publique, qui dépendent du montant du marché.
L'OCR lit il les devis scannés ou sur plusieurs pages ?
Oui. Les scans, les photos et les devis de plusieurs pages sont lus, et les lignes qui continuent d'une page à l'autre sont recollées dans un seul tableau. Un scan sous 300 dpi ou un tampon posé sur un montant restent les principales causes d'erreur, et les champs incertains sont signalés.
Quelles mentions obligatoires vérifier sur un devis reçu ?
Les mentions varient selon l'activité. Vérifiez au minimum la date du devis, l'identité et le SIRET du fournisseur, le détail des prestations avec quantités et prix unitaires, les totaux HT et TTC avec le taux de TVA, la durée de validité et les conditions de paiement. Chacune peut devenir un champ extrait, signalé quand il manque.
Peut on rapprocher un devis de la facture ?
Oui, une fois les deux documents extraits. Les prix unitaires du devis accepté peuvent servir de grille de référence pour contrôler la facture ligne à ligne : écart de prix, écart de quantité ou ligne ajoutée. Le paramétrage se fait avec notre équipe, selon votre circuit d'achat.
ChatGPT peut il extraire les données d'un devis ?
Il peut lire un devis propre collé dans une conversation. Il n'a ni schéma de champs fixe, ni score de confiance, ni contrôle du fichier, et son format de sortie change d'un essai à l'autre. Pour comparer des devis chaque semaine, un modèle d'extraction identique pour tous les fournisseurs reste plus fiable.
