Qu'est-ce qu'un doublon de document ?
Un doublon est un même document reçu ou importé plusieurs fois. Il peut s'agir d'un fichier identique, ou de deux fichiers différents qui représentent la même pièce : un scan et une photo de la même facture, un fichier renommé, une copie envoyée par deux personnes. Koncile analyse le contenu de chaque document à l'import et signale ceux qui correspondent à un document déjà traité.
Pourquoi les doublons passent ils inaperçus ?
Les mêmes documents circulent souvent plusieurs fois sans que personne ne s'en aperçoive. Les doublons créent des risques de double paiement, des surcoûts et des vérifications manuelles inutiles.
Envois multiples
Un fournisseur renvoie la même facture, ou plusieurs collègues transmettent le même fichier.
Double numérisation
Un même bon de livraison est scanné deux fois, ou scanné puis photographié par un collègue.
Copies automatiques
Une boîte générique reçoit le même document en copie, ou un flux interne crée des doublons.
Comment fonctionne la détection des doublons ?
La détection est active dès l'import, sans configuration. Elle combine plusieurs analyses pour reconnaître un même document sous des formes différentes.
- Étape 1
Contenu
Textes, chiffres et champs extraits sont comparés.
- Étape 2
Mise en page
Blocs, tableaux et logos sont mis en regard.
- Étape 3
Contexte
Dates, fournisseurs et numéros sont vérifiés.
- Étape 4
Similarité
Un score mesure la ressemblance.
- Étape 5
Alerte
Au delà du seuil, une alerte est créée.
Que se passe t il quand un doublon est détecté ?
Le document est mis en attente et n'est pas traité tant que vous n'avez pas tranché : pas d'extraction, pas d'envoi vers votre ERP ou votre comptabilité. Il est relié au document d'origine pour comparer les deux. Vous confirmez le doublon, ou vous l'ignorez pour lancer le traitement normal. Une notification par webhook peut prévenir votre système.
Un document réellement modifié, comme un avenant ou une facture rectificative, est traité comme un nouveau document.
Combien coûte la détection des doublons ?
Elle est incluse dans tous les plans, sans crédit supplémentaire : vous payez l'analyse des pages, la comparaison se fait en même temps. Le détail des offres est sur la page tarifs.
Un OCR IA conçu pour la sécurité
Vos documents ne servent jamais à entraîner un modèle. Logiciel entièrement chiffré, stockage sécurisé des données extraites, plateforme certifiée SOC 2 et conforme au RGPD.
Questions fréquentes sur la détection des doublons
Qu'est-ce que Koncile ?
Koncile est un logiciel d'extraction et d'automatisation des documents. Il transforme factures, devis, bons de commande, contrats, pièces d'identité ou ordonnances en données exploitables, en Excel, en JSON ou directement dans vos outils par API.
Comment activer la détection des doublons ?
Elle est active par défaut. Chaque document importé par l'interface, l'API ou l'email est comparé à votre base, et les doublons apparaissent dans la colonne Statut.
Koncile détecte t il un doublon si les fichiers sont différents ?
Oui. Koncile compare le contenu et la structure du document, et repère une même facture photographiée sous un autre angle, scannée dans un autre format ou renommée.
La détection fonctionne t elle sur des documents manuscrits ?
Oui, grâce à la lecture de l'écriture manuscrite et à l'analyse de la mise en page. Le résultat dépend de la lisibilité du document.
Quelle différence entre un doublon et un duplicata ?
Un doublon est un même document reçu plusieurs fois, souvent par erreur. Un duplicata est une nouvelle version volontaire. Koncile signale le doublon et vous laisse décider.
Puis je traiter un lot de centaines de documents ?
Oui. Chaque fichier du lot est comparé individuellement à toute votre base documentaire.
